From individual projects to long-term partnerships

SKF Marine GmbH

eDOC AS unterstützt SKF Marine bei Lieferantenerklärungen

Neuer Prozess sichert die Kundenbeziehungen

Wer seinen Urlaub auf einem Kreuzfahrtschiff verbringt, erwartet komfortables Reisen. Und dazu gehört es beispielsweise, nachts gut schlafen zu können. Das Meer spielt jedoch nicht immer mit, so dass die Schifffahrt-Industrie ein wenig nachhilft: Um den Kreuzer trotz stürmischer See ruhig zu halten, gibt es sogenannte Stabilisatoren. Das sind große Metall-Flügel an beiden Seiten des Rumpfes, die ein Aufschaukeln des Schiffes verhindern.

Solche Anlagen stammen z.B. von der SKF Marine GmbH. Das Maschinenbau-Unternehmen mit Sitz im Hamburger Hafen gehört zu den Marktführern für Stabilisierungs-Systeme. Es liefert die bis zu 80 Tonnen schweren Einzelfertigungen in alle Welt. Auch das zeitkritische Ersatzteil-Geschäft läuft global und erfordert eine verlässliche Logistik.

Im Zuge der Optimierung der Einkaufsprozesse startete SKF Marine im Jahr 2016 damit, Lieferantenerklärungen an ihre Kunden zu übermitteln – ein Novum in der Branche. Die eDOC Aviation Service GmbH (eDOC AS) half bei der Realisierung dieses Projektes durch Best Practice-Empfehlungen und der praktischen Beschaffung der nötigen Lieferantenerklärungen sowie der Zoll-Tarifierung.

Ausgangslage

In der Branche war es bis dato nicht üblich, Warenursprünge und Präferenzen an Kunden zu übermitteln. Solche Informationen wurden bei Bedarf manuell beschafft und bereitgestellt. Diese Rahmenbedingungen änderten sich, als Kunden forderten, künftig für Lieferungen zollrechtlich gültige, sprich präferenzielle Nachweise zu erhalten. Die Kunden hatten das Potenzial der Zolltarif-Optimierung erkannt und stiegen in das strategische Sourcing ein: Damit wählt der Einkauf aus möglichen Lieferanten gezielt jene mit passenden Warenursprüngen aus.

Ein Beispiel: SKF Marine soll eine Anlage außerhalb der EU liefern und kann dokumentieren, dass die überwiegende Wertschöpfung innerhalb der EU erbracht wurde. Damit greift das Zollabkommen zwischen dem Auslieferungs-Staat und der EU, so dass der Kunde Zollvergünstigungen in Anspruch nehmen kann. Ohne diesen Präferenznachweis müsste der Empfänger Zollgebühren in signifikanter Höhe zahlen.

Aufgabe

Um künftig eigenständig Lieferantenerklärungen ausstellen zu können, muss SKF Marine den gesamten Wertschöpfungs-Prozess seiner Produkte darstellen. Ein Baustein dafür ist der Warenursprung eingekaufter Materialien. Etwa 260 Lieferanten mussten angefragt, die übermittelten Dokumente geprüft und bei Bedarf nachgefordert werden.

Ein weiterer Baustein stellt die Präferenzkalkulation dar: Sie soll künftig automatisch erstellt und direkt mit neuen Anlagen und Ersatzteilen ausgeliefert werden. Dazu war es nötig, alle verbauten Waren zolltariflich einzureihen, also Zolltarifnummern zu ermitteln.

Sämtliche Schritte sowie die Archivierung der Dokumente sollen im genutzten ERP-System SAP abgebildet werden. Die unternehmensinterne IT investierte in passende Software. Diese musste jedoch mit Daten gefüllt werden. .Zu diesem Zweck suchte das Hamburger Unternehmen nach einem spezialisierten Dienstleister.

„Wir haben in eDOC Aviation Service einen Partner gefunden, der uns kompetent und umfassend hilft. Zudem hat sich das Team auf uns eingelassen. Die Zusammenarbeit war reibungslos und zielführend“, erklärt Levent Demirhan, SAP-Berater bei SKF Marine GmbH.

Lösung

Die eDOC AS brachte ihre jahrelange Erfahrung mit solchen Projekten ein und analysierte den Materialstamm nach einem bewährten Stichproben-Verfahren. Aufgrund des Umfangs empfahl der Dienstleister, zuerst die Schnelldreher zu bearbeiten. Das sind Materialien, die innerhalb der letzten drei Jahre bewegt wurden. Bei SKF Marine summierten sich diese auf 11.500 Partnummern aus einem Gesamtbestand von 70.000.

Für diesen Materialstamm-Teil ermittelten die Spezialisten vom Zoll&Export-Service die passenden Zolltarifnummern (ZTN) und trugen die Ergebnisse direkt in SAP ein. Die operative Phase startete im Frühjahr 2016.

Die Kollegen vom Einkauf-Service sichteten den Bestand an Lieferantenerklärungen, forderten fehlende Dokumente an, prüften die Rückmeldungen auf formale sowie inhaltliche Kriterien und erfassten die Erklärungen in SAP. Bei Bedarf hakten sie nach, um eine konstant hohe Qualität an Lieferantenerklärungen sichern zu können.

Parallel dazu entwickelten beide Projektpartner einen individuell angepassten Fachprozess zur Prüfung und Erfassung von (Langzeit-) Lieferantenerklärungen, den Levent Demirhan und seine Kollegen in SAP implementierten. „eDOC AS hat das Grundgerüst für unser Prozess-Design geliefert. Wir mussten das Rad also nicht neu erfinden“, erinnert sich der IT-Fachmann. Die Präferenzkalkulation realisierte er über ein weiteres Ergänzungs-Modul, das auf die erfassten Zolltarifnummern und Warenursprünge zurückgreift.

Nutzwert

SKF Marine konnte innerhalb weniger Monate die nötigen Abläufe realisieren, um die neuen Forderungen der Kunden zu erfüllen. Dabei musste sich das Unternehmen weder in die zollrechtliche Fachthematik einarbeiten, noch selbst die nötigen Daten beschaffen und erfassen: Das übernahm eDOC AS und bringt sich auch weiterhin durch die kontinuierliche ZTN-Tarifierung weiterer Materialien ein; 300 Stück sind pro Monat eingeplant. Zudem übernimmt der Dienstleister die regelmäßig wiederkehrende Beschaffung aktueller Lieferantenerklärungen.

„Unsere Kapazitäten sind limitiert. Wir sind froh, einen guten Partner an unserer Seite zu haben“, betont Levent Demirhan. Um den Aufwand zu reduzieren, richtete er ein Mahnwesen-Feature ein: Die Software zeigt lediglich offene Lieferantenerklärungen an, so dass Zulieferer gezielt kontaktiert werden können.

Das Initiativ-Projekt verursachte externe Kosten in fünfstelliger Euro-Höhe, die sich durch Effizienz-Gewinne zeitnah amortisierten. Denn nun lässt sich auf Knopfdruck prüfen, ob eine gesuchte Lieferantenerklärung vorliegt. Vorher dauerte die Recherche in Aktenordnern deutlich länger.
„Immer mehr Kunden fordern Lieferantenerklärungen von uns. Wir sind darauf jetzt gut vorbereitet“, freut sich der SAP-Berater.

Zudem will er die umgesetzten Funktionalitäten ausbauen. So nutzt beispielsweise der Einkauf die Ad-hoc Zoll-Tarifierung von eDOC AS für Verhandlungen: Damit liefert der Dienstleister binnen weniger Stunden die gewünschten Zolltarifnummern bzw. Präferenzen. Auch der Vertrieb kann auf Lieferantenerklärungen oder Präferenzen zugreifen und damit potenzielle Zollvergünstigungen in seine Angebots-Gestaltung einbeziehen.

„Es war eine Herausforderung, Zoll und SAP zusammenzubringen. Die Thematik war komplexer als erwartet“, resümiert Levent Demirhan. „Aber mit unserer Lösung können wir jetzt proaktiv handeln und haben noch viele Möglichkeiten, interne Prozesse zu verbessern.“

STILL GmbH

eDOC AS beschafft Lieferantenerklärungen und recherchiert Zolltarifnummern für STILL

Nachhaltige Optimierung des globalen Warenverkehrs

Viele Produkte in unserem Leben durchlaufen eine weltweite logistische Liefer- und Produktions-Kette, in der Gabelstapler von STILL zum Einsatz kommen. Die komplexen, hochmodernen Fahrzeuge bestehen aus vielen tausend Baugruppen und Einzelteilen. Als Premium-Marke bietet das Unternehmen mit Hamburger Wurzeln eine global verfügbare Ersatzteil-Logistik mit kurzen Lieferzeiten.
Um dieses Differenzierungs-Merkmal nachhaltig und wirtschaftlich gewährleisten zu können, optimierte STILL in Europa seine Außenhandels-Prozesse. Die Kernaufgaben lagen in Warenursprung und Präferenz, Export-Kontrolle und Zolltarifnummern. Eins haben sie alle gemeinsam: Sie greifen auf Stammdaten zurück, die eDOC AS in verschiedenen Projekten aktualisiert hat.

Ausgangslage

Eigentlich wollte die Unternehmensleitung in Hamburg „nur“ die veraltete Software zur Präferenzkalkulation ablösen. Das Tool erwies sich als nicht mehr gesetzes-konform und die Zollverwaltung mahnte Besserung an. Die neue Lösung versprach wirkungsvolle Abhilfe, offenbarte jedoch Lücken in den Materialstamm-Daten wie fehlende Lieferantenerklärungen.
Auch die Zolltarifnummern waren überwiegend zu allgemein gehalten, was unnötige Einfuhrabgaben bedeuten könnte. „Etwa 70 % unserer Materialien waren als 84312000 – Teile von Staplern eingereiht“, erinnert sich Michael Sell, Verantwortlicher für Zoll / Exportkontrolle bei der STILL GmbH. Das war dem Zoll aber nicht spezifisch genug, so dass in der Export-Abwicklung so manche Ausfuhr-Anmeldung nachbearbeitet werden musste. „Mehrfach pro Woche blieben zeitkritische Sendungen liegen. Das war mit unserem Premium-Service absolut nicht vereinbar“, betont der Zoll-Beauftragte.

Im schlimmsten Fall hätten falsch eingereihte Baugruppen, wie Hydraulikpumpen, sogar den Export-Kontroll-Beschränkungen unterlegen. „Viele Exporteure hat das kurzfristig beschlossene Russland-Embargo kalt erwischt. Uns auch“, räumt Michael Sell ein.
Nahezu zeitgleich lief eine Restrukturierung in Europa mit der Folge, dass verschiedene Bauteile künftig an anderen Produktions-Standorten hergestellt werden. Damit zogen auch die Stammdaten um – mit der klassischen Problematik, Dubletten herauszufiltern und zu eliminieren. Außerdem standardisierte das Unternehmen die ERP-Anwendungen und führte in allen Standorten SAP ein. Im Zuge der Daten-Migration stand auch eine Bereinigung des Materialstamms an.

Aufgabe
„Wir mussten unser Siegel made in Germany sichern. Das ist ein wichtiges Qualitäts-Merkmal bei STILL“, erklärt Klaus Rickers, Koordinator Außenhandels-Stammdaten und STILL Projektdaten. Zudem sollte die Stammdaten-Qualität insgesamt deutlich erhöht werden: „Aber dafür waren Kapazitäten nötig, die uns intern fehlten.“ Um seine Fachkenntnisse im Zolltarifrecht zu erweitern, besuchte er u.a. ein Seminar der HZA Hamburger Zollakademie. Dort lernte er zufällig eine Gruppenleiterin von eDOC AS kennen. Wenig später stellte sich der Dienstleister persönlich vor und beide Parteien entwickelten das erste Arbeitspaket für die Beschaffung, Prüfung und Erfassung von 950 Lieferantenerklärungen.

„Das war für uns eine spannende Zeit, weil STILL der erste Kunde im neuen Geschäftsbereich Stammdaten war“, erinnert sich Dipl.-Ing. Detlef Prien, Inhaber der eDOC Aviation Service GmbH. „Während der jahrelangen Zusammenarbeit mit der Lufthansa Technik AG haben wir neue Geschäftsmodelle rund um Stammdaten-Qualität entwickelt, die sich bei neuen Kunden bewähren mussten.“ Beispiele stellen die Beschaffung und Aktualisierung von Lieferantenerklärungen und die Rechnungsklärung dar ebenso wie die massenhafte Zoll-Tarifierung: Allein 500.000 Waren reihte eDOC AS für den MRO-Spezialisten ein, siehe LHT Case Study ZTN, und kann heute auf über 750.000 bereits recherchierte Zolltarifnummern zurückblicken.

„Dass solche Leistungen auch für andere Unternehmen interessant sind, hat sich schnell gezeigt“, freut sich Detlef Prien. „Besonders global agierende Maschinen- und Anlagenbauer aus Deutschland interessieren sich für unsere Services rund um Stammdaten.“ Um die enorme Nachfrage bedienen zu können, entwickelte der Geschäftsführer eine Shared Service Center-Organisation, in dem die jeweiligen Fach-Teams gleichzeitig für verschiedene Kunden arbeiten und damit flexibler agieren können.

Lösung

Im ersten gemeinsamen Projekt ab Ende 2013 ging es um die Dokumentation des präferenziellen Warenursprungs von Zukaufteilen für den Hamburger Produktions-Standort. Eine Analyse zeigte, dass ein nicht unerheblicher Anteil an Fremdmaterialien keinen Präferenz-Eintrag im ERP-System hatte. Entsprechend negativ wirkte sich das bei der Präferenzkalkulation mit der neuen Software aus.

Um das zu ändern, arbeiteten bis zu 4 eDOC AS Mitarbeiter direkt vor Ort in Hamburg-Billbrook. Sie beschafften Lieferantenerklärungen, kontrollierten sie formal und gaben die Daten direkt in SAP ein. „Der direkte Kontakt ist wichtig – gerade zu Beginn der Zusammenarbeit“, betont Klaus Rickers. “Wir haben hier umfangreiche Recherche-Möglichkeiten in hauseigenen IT-Systemen und können unsere Produktstruktur direkt vermitteln.”
Das zweite Projekt diente als Pilot für spätere Vorhaben zur Zoll-Tarifierung. Vorerst konzentrierten sich die Partner auf häufig bewegte Ersatzteile, so genannte Schnelldreher. Von rund 5.500 Materialien entnahm eDOC AS eine Stichprobe mit 1.500 Waren zur Analyse und operativen Einreihung der ersten 8 Stellen nach TARIC. „Wir wollten erst mal ein Gefühl dafür bekommen, wie hoch der Aufwand für die ZTN-Neueinreihung ist“, meint der Maschinenbau-Techniker.

Die Ergebnisse – vornehmlich in Form einer realistischen Preisfindung – flossen in mehrere Folgeprojekte ein, die auch Serienteile und komplette Fahrzeuge umfassten. „Die Zusammenarbeit mit eDOC AS war fair, kompetent und partnerschaftlich. Das ist eine ideale Grundlage für weitere Projekte“, meint der Projektleiter.
Bis Ende 2016 tarifierte der Dienstleister über 47.000 aktive Waren, die zum großen Teil von der KION Schwester Linde Material Handling in Aschaffenburg stammten. Für die Recherche griff er auf Stammdaten in SAP zurück sowie auf technische Informationen aus der Konstruktion wie Explosions-Zeichnungen oder Einträge in der selbst entwickelten Anwendung für das Produktdaten-Management (PDM). Zudem ergänzte das ZTN-Team passende Material-Kurztexte, die in Zoll-Dokumente einfließen.

Nutzwert

Die geschickte Selektierung des Materialstamms erleichterte es dem Projektteam, den Aufwand wirtschaftlich darzustellen. „Spezialfälle haben wir bewusst ausgelassen ebenso wie Bauteile, die sich per Massenpflege behandeln lassen“, berichtet Michael Sell. „Zudem haben wir kleine Pakete gebildet, die leichter zu genehmigen waren“, so der Verantwortliche für Zoll / Exportkontrolle. Denn nach seinen Erfahrungen koste es einiges, die Stammdaten-Qualität zu erhöhen, ohne dass der Nutzwert sofort erkennbar wäre. Mittlerweile zeigen sich die Vorteile jedoch in konkreten Zahlen: „Allein 1,3 Mio. Euro haben wir an Einfuhrzöllen in 2016 vermieden, weil wir die Präferenzkalkulation konsequent anwenden konnten“, freut sich der Zoll-Beauftragte.

Er rät anderen Exporteuren, nicht zu lange warten; sprich zu agieren, bevor der Zoll konkret mit Sanktionen droht wie dem Verlust des AEO-Status: „Der Berg an Aufgaben ist dann extrem hoch.“ Außerdem verlagere die Zollverwaltung ihre Arbeitsweise, wie Michael Sell erklärt: „Früher stand der fiskalische Aspekt im Fokus. Mittlerweile versteht sich der Zoll als umfassende Kontroll-Instanz. Und das geht am besten über Stammdaten.“
Hinter dem Projekt-Team liegen fünf bewegte Jahre. „Wir haben viel erreicht in punkto Qualität der Außenhandels-Stammdaten und ernten nun die Früchte“, resümiert Michael Sell. „Bei zollrelevanten Daten haben wir deutlich an Prozess-Sicherheit gewonnen und können potenzielle Risiken rechtzeitig erkennen. Zudem haben wir das Vertrauen des Zolls wieder gewonnen und konnten dabei noch die Kosten senken. Mehr geht nicht, oder?“

Der Kunde

STILL gehört seit langem zu den führenden Anbietern von Gabelstaplern, Wagen und Schleppern sowie modernsten Intralogistik-Systemen. Mit über 8.000 Mitarbeitern, vier Produktionsstätten, 14 Niederlassungen in Deutschland, 20 Tochtergesellschaften im Ausland sowie einem Händlernetz, das weltweit 246 Händler umfasst, ist STILL erfolgreich international tätig. Mit höchster Qualität, Zuverlässigkeit und innovativer Technik, erfüllt STILL heute und in Zukunft die Anforderungen kleiner, mittlerer und großer Unternehmen.

Lufthansa Technik

eDOC AS recherchiert für Lufthansa Technik rund 500.000 Zolltarifnummern (ZTN)

Ausgangslage

Die Lufthansa Technik AG, der Weltmarktführer im MRO-Geschäft, betreibt etwa 20 Standorte in Europa, Amerika und Asien, um Verkehrsflugzeuge direkt vor Ort warten und reparieren zu können. Damit die nötigen Ersatzteile binnen kürzester Zeit dort eintreffen, betreibt das Unternehmen eine hoch automatisierte Lieferkette für mehrere Millionen Teile – von einzelnen Schrauben über Cockpitinstrumente bis zu kompletten Triebwerken. Der Status als „Authorized Economic Operator“ (AEO) bei den deutschen Zollbehörden vereinfacht die Zollabfertigung über die Zentrale in Hamburg.

Aufgabe

Um die geschäftskritische Ersatzteil-Logistik langfristig zu sichern, setzt das Instandhaltungs-Unternehmen seit 2013 neue Export-Prozesse auf. Ein Hintergrund ist die unterschiedliche Rechtslage: Während der Warenverkehr in Europa grundsätzlich erlaubt und durch das Regelwerk lediglich eingeschränkt wird, gelten in vielen anderen Regionen die Richtlinien der USA, die den Export als Privileg handhaben. Zudem sind diverse nationale Verbote und Beschränkungen (VuB) zu beachten.
Mit passenden Lizenz-Bündeln bereitet die Lufthansa Technik den Weg, Komponenten rund um den Globus zuverlässig versenden zu können und gehört damit zu den Vorreitern in der Branche.
Zudem startet eine Projekte-Reihe, um die Datenqualität des Materialstammes zu steigern. Im Wesentlichen geht es um die Neueinreihung von Zolltarifnummern (ZTN), da automatisierte Export-Abläufe nur mit korrekten Warennummern möglich sind. In der Vergangenheit war das nicht immer der Fall, wie sich z.B. in Zoll-Audits zeigte.

Lösung
Für die Umsetzung reichen die eigenen Ressourcen nicht aus, so dass eDOC Aviation Service die Wareneinreihung von rund 500.000 Materialien innerhalb von zwei Jahren realisierte. Der inhabergeführte Dienstleister übernimmt seit Jahren diverse administrative Aufgaben für das MRO-Unternehmen und verfügt über das Know-how sowie flexible Personalkapazitäten, um solche temporären Vorhaben zu gewährleisten.
Für den Geschäftsbereich Triebwerk beispielsweise standen 70.000 Partnumbers an. Das ZTN-Team ermittelt jeweils 11-stellige HS-Codes, um Import- und Export-Vorgänge abdecken zu können. Dazu recherchiert es im zentralen SAP-System – insbesondere in der technischen Dokumentation der Materialen ebenso wie in Instandhaltungs-Vorgaben der einzelnen Hersteller mitsamt Explosionszeichnungen und Manuals. Auch die Einkaufs-Korrespondenz mitsamt Lieferantenerklärungen dient als Informationsquelle.
Der Gesamtbestand teilt sich in Gruppen verschiedener Prioritäten auf. So stehen 20.000 Schnelldreher zuerst an – also Waren, die innerhalb der letzten drei Jahre geordert bzw. bewegt wurden.

Nutzwert

Der ZTN-Service von eDOC Aviation Service ermöglicht eine zeitnahe und wirtschaftliche Umsetzung. Das straffe Projektmanagement trägt zum Erfolg bei ebenso wie die Lernkurve des ZTN-Teams, die intensiven Austausch und regelmäßigen Leistungsdialog erfordert.
Parallel zur Einreihung in den Zolltarif laufen optimierende Maßnahmen wie die Änderung in den Zuständigkeiten, die von der Logistik zur Materialwirtschaft wechselte. Zudem führt der Instandhalter ein Ampel-System ein. Bei grün sind die Daten für die Export-Klassifizierung vollständig. Gelb signalisiert den Klärungsbedarf, während rot einen Versandstopp bedeutet. Neben der neuen ZTN werden Kommentare gespeichert ebenso wie der Qualitäts-Status und der Name des jeweiligen Prüfers. Alle sechs Monate erfolgt eine Überprüfung, ob die ZTN noch aktuell ist.
Mit den neuen Export-Prozessen – auf Basis der korrekten ZTNs – ist die Lufthansa Technik für die Wachstumsmärkte in Asien und Amerika gut gerüstet.

Der Kunde

Der Lufthansa Technik Konzern gehört mit über 35 Tochterunternehmen und Beteiligungs-Gesellschaften sowie mehr als 26.000 Mitarbeitern weltweit zu den bedeutendsten Anbietern flugzeugtechnischer Dienstleistungen. Das Angebot von Lufthansa Technik umfasst das gesamte Service-Spektrum für Verkehrsflugzeuge in den Bereichen Wartung, Reparatur, Überholung, Modifikation und Umrüstung, Triebwerke, Fahrwerke und Komponenten.