SKF Marine GmbH

Neuer Prozess sichert die Kundenbeziehungen

Wer seinen Urlaub auf einem Kreuzfahrtschiff verbringt, erwartet komfortables Reisen. Und dazu gehört es beispielsweise, nachts gut schlafen zu können. Das Meer spielt jedoch nicht immer mit, so dass die Schifffahrt-Industrie ein wenig nachhilft: Um den Kreuzer trotz stürmischer See ruhig zu halten, gibt es sogenannte Stabilisatoren. Das sind große Metall-Flügel an beiden Seiten des Rumpfes, die ein Aufschaukeln des Schiffes verhindern.

Solche Anlagen stammen z.B. von der SKF Marine GmbH. Das Maschinenbau-Unternehmen mit Sitz im Hamburger Hafen gehört zu den Marktführern für Stabilisierungs-Systeme. Es liefert die bis zu 80 Tonnen schweren Einzelfertigungen in alle Welt. Auch das zeitkritische Ersatzteil-Geschäft läuft global und erfordert eine verlässliche Logistik.

Im Zuge der Optimierung der Einkaufsprozesse startete SKF Marine im Jahr 2016 damit, Lieferantenerklärungen an ihre Kunden zu übermitteln – ein Novum in der Branche. Die eDOC Aviation Service GmbH (eDOC AS) half bei der Realisierung dieses Projektes durch Best Practice-Empfehlungen und der praktischen Beschaffung der nötigen Lieferantenerklärungen sowie der Zoll-Tarifierung.

Ausgangslage

In der Branche war es bis dato nicht üblich, Warenursprünge und Präferenzen an Kunden zu übermitteln. Solche Informationen wurden bei Bedarf manuell beschafft und bereitgestellt. Diese Rahmenbedingungen änderten sich, als Kunden forderten, künftig für Lieferungen zollrechtlich gültige, sprich präferenzielle Nachweise zu erhalten. Die Kunden hatten das Potenzial der Zolltarif-Optimierung erkannt und stiegen in das strategische Sourcing ein: Damit wählt der Einkauf aus möglichen Lieferanten gezielt jene mit passenden Warenursprüngen aus.

Ein Beispiel: SKF Marine soll eine Anlage außerhalb der EU liefern und kann dokumentieren, dass die überwiegende Wertschöpfung innerhalb der EU erbracht wurde. Damit greift das Zollabkommen zwischen dem Auslieferungs-Staat und der EU, so dass der Kunde Zollvergünstigungen in Anspruch nehmen kann. Ohne diesen Präferenznachweis müsste der Empfänger Zollgebühren in signifikanter Höhe zahlen.

Aufgabe

Um künftig eigenständig Lieferantenerklärungen ausstellen zu können, muss SKF Marine den gesamten Wertschöpfungs-Prozess seiner Produkte darstellen. Ein Baustein dafür ist der Warenursprung eingekaufter Materialien. Etwa 260 Lieferanten mussten angefragt, die übermittelten Dokumente geprüft und bei Bedarf nachgefordert werden.

Ein weiterer Baustein stellt die Präferenzkalkulation dar: Sie soll künftig automatisch erstellt und direkt mit neuen Anlagen und Ersatzteilen ausgeliefert werden. Dazu war es nötig, alle verbauten Waren zolltariflich einzureihen, also Zolltarifnummern zu ermitteln.

Sämtliche Schritte sowie die Archivierung der Dokumente sollen im genutzten ERP-System SAP abgebildet werden. Die unternehmensinterne IT investierte in passende Software. Diese musste jedoch mit Daten gefüllt werden. .Zu diesem Zweck suchte das Hamburger Unternehmen nach einem spezialisierten Dienstleister.

„Wir haben in eDOC Aviation Service einen Partner gefunden, der uns kompetent und umfassend hilft. Zudem hat sich das Team auf uns eingelassen. Die Zusammenarbeit war reibungslos und zielführend“, erklärt Levent Demirhan, SAP-Berater bei SKF Marine GmbH.

Lösung

Die eDOC AS brachte ihre jahrelange Erfahrung mit solchen Projekten ein und analysierte den Materialstamm nach einem bewährten Stichproben-Verfahren. Aufgrund des Umfangs empfahl der Dienstleister, zuerst die Schnelldreher zu bearbeiten. Das sind Materialien, die innerhalb der letzten drei Jahre bewegt wurden. Bei SKF Marine summierten sich diese auf 11.500 Partnummern aus einem Gesamtbestand von 70.000.

Für diesen Materialstamm-Teil ermittelten die Spezialisten vom Zoll&Export-Service die passenden Zolltarifnummern (ZTN) und trugen die Ergebnisse direkt in SAP ein. Die operative Phase startete im Frühjahr 2016.

Die Kollegen vom Einkauf-Service sichteten den Bestand an Lieferantenerklärungen, forderten fehlende Dokumente an, prüften die Rückmeldungen auf formale sowie inhaltliche Kriterien und erfassten die Erklärungen in SAP. Bei Bedarf hakten sie nach, um eine konstant hohe Qualität an Lieferantenerklärungen sichern zu können.

Parallel dazu entwickelten beide Projektpartner einen individuell angepassten Fachprozess zur Prüfung und Erfassung von (Langzeit-) Lieferantenerklärungen, den Levent Demirhan und seine Kollegen in SAP implementierten. „eDOC AS hat das Grundgerüst für unser Prozess-Design geliefert. Wir mussten das Rad also nicht neu erfinden“, erinnert sich der IT-Fachmann. Die Präferenzkalkulation realisierte er über ein weiteres Ergänzungs-Modul, das auf die erfassten Zolltarifnummern und Warenursprünge zurückgreift.

Nutzwert

SKF Marine konnte innerhalb weniger Monate die nötigen Abläufe realisieren, um die neuen Forderungen der Kunden zu erfüllen. Dabei musste sich das Unternehmen weder in die zollrechtliche Fachthematik einarbeiten, noch selbst die nötigen Daten beschaffen und erfassen: Das übernahm eDOC AS und bringt sich auch weiterhin durch die kontinuierliche ZTN-Tarifierung weiterer Materialien ein; 300 Stück sind pro Monat eingeplant. Zudem übernimmt der Dienstleister die regelmäßig wiederkehrende Beschaffung aktueller Lieferantenerklärungen.

„Unsere Kapazitäten sind limitiert. Wir sind froh, einen guten Partner an unserer Seite zu haben“, betont Levent Demirhan. Um den Aufwand zu reduzieren, richtete er ein Mahnwesen-Feature ein: Die Software zeigt lediglich offene Lieferantenerklärungen an, so dass Zulieferer gezielt kontaktiert werden können.

Das Initiativ-Projekt verursachte externe Kosten in fünfstelliger Euro-Höhe, die sich durch Effizienz-Gewinne zeitnah amortisierten. Denn nun lässt sich auf Knopfdruck prüfen, ob eine gesuchte Lieferantenerklärung vorliegt. Vorher dauerte die Recherche in Aktenordnern deutlich länger.
„Immer mehr Kunden fordern Lieferantenerklärungen von uns. Wir sind darauf jetzt gut vorbereitet“, freut sich der SAP-Berater.

Zudem will er die umgesetzten Funktionalitäten ausbauen. So nutzt beispielsweise der Einkauf die Ad-hoc Zoll-Tarifierung von eDOC AS für Verhandlungen: Damit liefert der Dienstleister binnen weniger Stunden die gewünschten Zolltarifnummern bzw. Präferenzen. Auch der Vertrieb kann auf Lieferantenerklärungen oder Präferenzen zugreifen und damit potenzielle Zollvergünstigungen in seine Angebots-Gestaltung einbeziehen.

„Es war eine Herausforderung, Zoll und SAP zusammenzubringen. Die Thematik war komplexer als erwartet“, resümiert Levent Demirhan. „Aber mit unserer Lösung können wir jetzt proaktiv handeln und haben noch viele Möglichkeiten, interne Prozesse zu verbessern.“